Como gerenciar seus E-mails de forma eficiente usando uma Caixa Única

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Hoje em dia uma resposta rápida pode fazer muita diferença para seu cliente, seja interno, que são os funcionários da sua empresa, ou externo. Uma resposta rápida mostra seu empenho e preocupação em atender de forma eficiente.

Em um empresa, o e-mail serve também, para outras funções, como como agenda, lista de tarefas, documentação de processos e procedimentos, solicitação de serviços, solicitação de orçamentos e compras, acompanhar tarefas, e cobrar resultados de equipes, entre outros.

Agora imagine você recebendo um volume de mais de 100 mensagens por dia? A medida que o volume de e-mails diários começa a subir, fica mais difícil ler e responder todos e acontece de ficar alguma mensagem sem retorno ou algum compromisso esquecido.

Para evitar este problema, é importante gerenciar de forma efetiva, dando prioridade para os e-mails mais antigos e/ou mais urgentes.

Para tanto, recomendo trabalhar com um conceito que chamo de CAIXA ÚNICA, onde teremos somente uma caixa para entrada e saída, classificada por ordem do e-mail mais velho primeiro. Desta forma o primeiro e-mail será sempre o que temos que responder, ou solicitar resposta de forma prioritária.

Este método nós permite:

  • Conseguir agilidade para responder todas as mensagens urgentes em menos de 1 hora.
  • Conseguir organização e disciplina para responder todos os e-mails que demandam resposta em, no máximo, 24 horas.
  • E principalmente: sentir-se aliviado por conseguir ter controle dos seus e-mails e clientes satisfeitos pela agilidade da sua resposta.

Assista o vídeo abaixo para ver a matéria completa ou  acesse a publicação no Linkedin.

Como gerenciar seus e-mails de forma eficiente com uma Caixa Única:

 

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